Attendance ratio (rasio kehadiran)

II. Cara Menarik (Export) Laporan Attendance Ratio

Sebelum masuk ke pembahasan isi laporan, langkah pertama yang perlu dilakukan adalah menarik data attendance ratio dari sistem Smartpresence. Berikut adalah langkah-langkahnya :
Langkah-langkah Export Laporan

1. Buka Web Smartpresence
   Akses melalui browser pada alamat berikut:
   https://dash.smartpresence.id/
2. Masuk ke Menu Laporan
   Setelah login, pilih menu Laporan → Export.
3. Pilih Periode Tanggal
   Tentukan rentang tanggal laporan.
   Contoh: 21 s/d 20 (menyesuaikan periode penggajian atau evaluasi).
4. Pilih Area / Site Kerja
   Pilih nama-nama Area atau Site yang ingin ditarik datanya sesuai kebutuhan laporan.
5. Pilih Jenis Laporan
   Pada pilihan jenis laporan, pilih:
   Rekapitulasi Catatan Tidak Masuk.
6. Export Laporan
   Klik tombol export dan tunggu hingga sistem menghasilkan file laporan (biasanya dalam format Excel). Pass Excel V1rTu5W4y

Setelah proses ini selesai, file laporan yang dihasilkan akan menjadi dasar untuk analisis attendance ratio, jam kerja, dan ketidakhadiran karyawan.

III. Cara Membaca Report Attendance Ratio

1. Informasi Identitas Karyawan

Pada bagian awal tabel, terdapat data identitas karyawan yang berfungsi untuk memastikan keakuratan data. Kolom yang ditampilkan meliputi:

• Nama : Nama lengkap karyawan
• PIN : Nomor identifikasi mesin absensi
• Employee No : Nomor induk karyawan
• Site Area SS : Lokasi atau area penempatan kerja karyawan

Bagian ini penting untuk memastikan bahwa data kehadiran tercatat pada karyawan dan lokasi yang tepat.

2. Penjelasan Detail Bagian Jumlah Kehadiran (kali)

​ ​Bagian Jumlah Kehadiran (kali) digunakan untuk menghitung dan menampilkan attendance ratio (rasio kehadiran) karyawan berdasarkan jumlah hari kerja, kehadiran aktual, serta ketidakhadiran dalam satu periode laporan.

1. Kolom Masuk

Kolom ini menunjukkan status kehadiran karyawan saat masuk kerja, yang terbagi menjadi :

• Normal
  Jumlah hari karyawan hadir tepat waktu sesuai jadwal.

  Contoh: Nilai 20 berarti karyawan hadir normal selama 20 hari kerja.

• Terlambat
  Jumlah hari karyawan hadir tetapi melewati jam masuk yang ditentukan.
  Pada data contoh, kolom ini bernilai “–”, artinya tidak ada keterlambatan.
• Dispensasi
  Jumlah hari karyawan hadir dengan izin atau toleransi khusus (misalnya tugas luar, izin atasan).
  Pada laporan ini, kolom dispensasi juga bernilai “–”.

Catatan:

Jika kolom Terlambat atau Dispensasi bernilai nol, maka seluruh kehadiran dianggap normal.

2. Total Hari dan Persentase Kehadiran

• Total Hari: Jumlah hari yang terbaca lengkap oleh sistem berdasarkan absensi IN dan OUT setiap hari dalam periode laporan.

Perlu diperhatikan bahwa Total Hari dihitung otomatis oleh sistem, bukan berdasarkan kalender kerja atau jadwal shift.

Artinya:

• Hari akan dihitung sebagai Total Hari jika pada tanggal tersebut terdapat absensi IN dan OUT yang lengkap
• Jika pada suatu tanggal hanya terdapat IN saja atau OUT saja, maka hari tersebut tidak akan terbaca dan tidak dihitung sebagai Total Hari

Contoh :

• Total Hari = 20 → berarti terdapat 20 hari dengan data IN & OUT lengkap
• Total Hari = 19 → berarti terdapat 1 hari yang tidak terbaca (IN saja / OUT saja / tidak ada absensi)
• Prosentase: Perbandingan jumlah hari masuk yang terbaca lengkap dengan total kewajiban kerja

Kolom ini menjadi pembagi utama dalam perhitungan attendance ratio, sehingga kelengkapan data absensi sangat berpengaruh terhadap hasil akhir.

3. Kolom Prosentase

Kolom ini menunjukkan attendance ratio atau rasio kehadiran karyawan dalam bentuk persentase.

Rumus:

Prosentase Kehadiran = (Total Hari Masuk ÷ Total Hari Kerja) × 100%

Contoh dari tabel:

• Total Hari Kerja: 21
• Total Masuk: 20
  → (20 ÷ 21) × 100% = 95,24%

Jika nilai prosentase = 100%, artinya karyawan hadir penuh tanpa absen.

4. Jadwal Shift dan Realisasi Kehadiran

Kolom ini digunakan untuk memastikan kesesuaian antara jadwal kerja yang telah direncanakan dan realisasi kehadiran karyawan.

• Total Jadwal Shift: Jumlah hari atau shift kerja yang dijadwalkan berdasarkan roster resmi yang telah dibuat di sistem Smartpresence.
  Data ini bersumber dari menu:
  • Presensi → Jadwal Shift
  Artinya:
  • Jika pada menu Jadwal Shift seorang karyawan dijadwalkan masuk 21 hari, maka Total Jadwal Shift = 21
  • Hari libur, off, atau tidak dijadwalkan kerja tidak dihitung dalam kolom ini
• Total Masuk Shift: Jumlah shift yang benar-benar dihadiri oleh karyawan

Apabila Total Masuk Shift = Total Jadwal Shift, maka karyawan hadir sesuai seluruh roster yang telah ditetapkan.

Sebaliknya, jika Total Masuk Shift < Total Jadwal Shift, maka terdapat ketidakhadiran yang akan tercermin pada kolom Tidak Masuk (Izin, Sakit, atau Alpha).

5. Waktu Kehadiran (Menit) – Jam Kerja

1. Jam Kerja

Bagian Jam Kerja menunjukkan realisasi waktu kerja aktual karyawan yang dihitung otomatis oleh sistem Smartpresence berdasarkan data absensi IN dan OUT.

​a. Total

​Kolom Total menunjukkan akumulasi jam kerja karyawan dalam satuan menit selama periode Laporan

Perhitungan dilakukan berdasarkan:

• Selisih waktu absen IN dan absen OUT
• Dijumlahkan untuk setiap hari yang memiliki IN & OUT lengkap

Ketentuan penting:

• Jika pada suatu hari hanya terdapat IN saja atau OUT saja, maka hari tersebut tidak dihitung
• Hanya hari dengan data absensi lengkap yang masuk ke perhitungan total menit

Interpretasi:

• Total sesuai standar → jam kerja terpenuhi
• Total lebih kecil dari standar → jam kerja kurang
• Total lebih besar dari standar → terdapat kelebihan jam kerja (indikasi lembur)

b. Presentase

Kolom Presentase menunjukkan perbandingan antara jam kerja aktual dengan jam kerja standar dalam bentuk persentase.

Rumus :

Presentase Jam Kerja = (Total Menit Aktual ÷ Total Menit Standar) × 100%

Makna presentase:

• 100% → jam kerja sesuai standar
• < 100% → jam kerja belum terpenuhi
• > 100% → jam kerja melebihi standar

Kolom ini digunakan untuk menilai kepatuhan jam kerja dan produktivitas waktu.

2. Datang Awal

Bagian Datang Awal digunakan untuk mengukur kedisiplinan karyawan dalam datang lebih awal dari jam masuk yang dijadwalkan.

a. Jumlah

Kolom Jumlah menunjukkan berapa kali (hari) karyawan tercatat datang lebih awal dibandingkan jam masuk pada jadwal shift.

Ketentuan:

• Datang sebelum jam jadwal → dihitung
• Datang tepat waktu atau terlambat → tidak dihitung

Contoh:

• Jumlah = 20
  → karyawan datang lebih awal sebanyak 20 hari dalam periode laporan

b. Durasi

Kolom Durasi menunjukkan total akumulasi waktu datang lebih awal dalam satuan menit.

Durasi dihitung dari selisih:

Jam Masuk Jadwal – Jam Absensi IN

​